Beschaffung

Bilde deinen Einkaufsprozess mit Hilfe unterschiedlicher Arbeitsschritte flexibel und effizient ab.

 

Bestellung

Im Fenster Bestellung wird der Einkaufsvorgang der Beschaffung begonnen. Nach Auswahl des Lieferanten und Ziellagers werden viele der benötigten Erfassungsparameter automatisch aus des vorerfassten Stammdaten ermittelt und in der Bestellung gespeichert.

  • Lieferantenstammdaten (Zahlungsbedingungen)
  • Preissystem (Lieferantenindividuelle Preise, Preisrelevante Merkmale z.B. Bio)
  • Lieferverträge (Material-Vorgang-ID/ Karotten-ID, Parzellen)
  • Packvorschriften

Wareneingangsdisposition

  • Automatische Erstellung von Einträgen in Wareneingangsdisposition zur Planung des Wareneingangs
  • Kontrolle und Prüfung über Lieferstatus des Lieferanten
  • Veränderung des zugesagten Liefertermins in Wareneingangsdispo, nach Rückmeldung des Lieferanten
  • Aktualisierung der Dispositionsinfo zu den Beschaffungsprodukten

    Wareneingang

    •  Wareneingang POS. Transparente und einfach zu bedienende Oberfläche zur Durchführung eines Wareneingangs. Die Oberfläche kann auch einem PC Arbeitsplatz, aber auch auf einem Mobilendatengerät z.b. auf einem Tablet verwendet werden.
    • Die geplanten Wareneingänge können nach Warenannahme Lager, Geschäftspartner sowie Bestellnummer gefiltert werden.
    • Zu jedem Wareneingang wird die Gebindekonfiguration vorgeschlagen, die in den Packvorschriften und ggf. zum Lieferanten hinterlegt ist. bei bedarf können andere Packvorschriften und Mengenkombinationen auf Knopfdruck aufgewählt werden.
    • Zusätzlich zu den bereits erfassten Merkmalen bei der Bestellung – die ebefalls als Vorgabe ebenfalls in der Warenannahme  eingestellt sind – können abweichende Merkmalsinformationen erfasst werden. Dazu zählt z.B. der Sublieferant/ Produzent einer Frischware um die Nachverfolgbarkeit lückenlos zu gewährleisten. Desweiteren können Spezifikationen zu Zitrusfrüchten oder Mindesthalbarkeiten zu einem Produkt bereits während des Wareneingangs erfasst werden.
    • Im Wareneingang erfolgt die Zaählung der Ware oder die Wiegung der Ware mit automatischer Vorbelegung von errechnetem Tara, anhand der Gebindekonfiguration. Bei nassen Gebinden oder Gebindeteilen lässt sich eine Tarakorrektur erfassen.
    • Wird bei der Qualitätsprüfung im Wareneingang eine Mangel festgestellt, so kann dies erfasst werden. Die Qualitätsmängen schlagen in der Rechnungsdisposition auf und erwarten dort eine eventuelle Nachbearbeitung durch den Einkauf.

    Rechnungsdisposition

    In der Rechnungsdisposition wird bereits kurze Zeit nach der Erstellung der Bestellung ein Datensatz pro Bestellzeile gespeichert. Dies ermöglicht bereits eine frühzeitige veränderung der kaufmännischen Daten noch vor dem Wareneingang sowie vor der Rechnungserstellung. Desweiteren ist auf diese Weise sichergestellt, das bei der Rechnungsprüfung auch solche Zeilen erkannt werden die ggf. keine Anlieferung aufweisen, bzw. die bereits im Wareneingang mit einem Qualitätsabzug versehen waren, der Lieferant jedoch in der Eingangsrechnung keinen Abzug ausgewiesen hat.
    In der Rechnungsdisposition kann der Anweder über eine sehr detaillierte und effiziente Funktionalität die Zeilen auswählen und filtern, die auf der Eingangsrechnung des Lieferanten aufgeführt sind. EIne Abweichung zu den Informationen in metas fresh wird schnell erkannt und es können direkte Maßnahmen ergriffen werden. Ist die Auswahl der Zeilen sowie Preise und Mengen korrekt, so kann auf Knopfdruck die Eingangsrechnung erzeugt werden.

    Eingangsrechnung

    Von der Rechnungsdisposition gelangt man über einen Mausklick direkt zur automatisch erstellten Rechnung. Bei Bedarf lässt sich zur Rechnung auch über ein Lesegerät automatisch ein Einzahlungsschein des Lieferanten einlesen. In der Schweiz ist dies vornehmlich bei ESR Einzahlungsscheinen der Fall. Die Informationen des Einzahlungsscheins sowie die entsprechende Referenznummer werden dann zur Eingangsrechnung gespeichert.

    Nach Fertigstellung der Eingangsrechnungen wird automatisch ein offener Posten zur Eingangsrechnung aufgebaut.

    Zahlung anweisen

    Das Fenster Zahlung anweise ermöglicht es, zu einem Zahllauf einen oder mehrere fällige Eingangsrechnungen oder Produzenten abrechnungen zur Zahlung anzuweisen. Hierzu werden auf Knopfdruck die enstrpechenden Belege ermittelt und zur zahlung gespeicher. Nach Fertigstellung können die Zahlungsanweisungen per SEPA Format – es ist ebenfalls bereits die Schweizer implementierung zu SEPA umgesetztnund im Einsatz – exportiert werden. Die SEPA Datei kann dann direkt an die eigene Bank übermittelt oder per Banking Software zur Zahlung freigegeben werden.

    Bankauszug, Zahlung und Zahlungszuordnung

    Belastungsanzeigen der Bank werden über das Fenster Bankauszug erfasst. Handelt es sich bei der Balastungsanzeige um eine Position aus einem vorangegangenen Zahlungslauf, so lässt sich die Position zum Bankauszug automatisch dem jeweiligen Zahllauf zuordnen. Nach Fertigstellung des Zahllaufs werden dann automatisch alle Eingangsrechnungen zu Zahlungen zugeordnet und die entsprechenden Offenen Posten aufgelöst.