Beschaffung

Bilde Deinen Einkaufsprozess mithilfe unterschiedlicher Arbeitsschritte flexibel und effizient ab.

 

Bestellung

Im Fenster „Bestellung“ wird der Einkaufsvorgang der Beschaffung begonnen. Nach Auswahl des Lieferanten und Ziellagers werden viele der benötigten Erfassungsparameter automatisch aus den vorerfassten Stammdaten ermittelt und in der Bestellung gespeichert.

  • Lieferantenstammdaten (Zahlungsbedingungen)
  • Preissystem (lieferantenindividuelle Preise, preisrelevante Merkmale z.B. Bio)
  • Lieferverträge (Material-Vorgang-ID/ Karotten-ID, Parzellen)
  • Packvorschriften

Wareneingangsdisposition

  • Automatische Erstellung von Einträgen in Wareneingangsdisposition zur Planung des Wareneingangs
  • Kontrolle und Prüfung über Lieferstatus des Lieferanten
  • Veränderung des zugesagten Liefertermins in Wareneingangsdispo nach Rückmeldung des Lieferanten
  • Aktualisierung der Dispositionsinfo zu den Beschaffungsprodukten

Wareneingang

  • Wareneingang POS. Transparente und einfach zu bedienende Oberfläche zur Durchführung eines Wareneingangs. Die Oberfläche kann sowohl an einem PC-Arbeitsplatz als auch auf einem mobilen Datengerät wie einem Tablet verwendet werden.
  • Die geplanten Wareneingänge können nach Warenannahmelager, Geschäftspartner sowie Bestellnummer gefiltert werden.
  • Zu jedem Wareneingang wird die Gebindekonfiguration vorgeschlagen, die in den Packvorschriften und ggf. zum Lieferanten hinterlegt ist. Bei Bedarf können andere Packvorschriften und Mengenkombinationen auf Knopfdruck ausgewählt werden.
  • Zusätzlich zu den bereits erfassten Merkmalen bei der Bestellung – die ebenfalls als Vorgabe in der Warenannahme  eingestellt sind – können abweichende Merkmalsinformationen erfasst werden. Dazu zählt z.B. der Sublieferant/Produzent einer Frischware, um die Nachverfolgbarkeit lückenlos zu gewährleisten. Des Weiteren können Spezifikationen zu Zitrusfrüchten oder Mindesthalbarkeiten von Produkten bereits während des Wareneingangs erfasst werden.
  • Im Wareneingang erfolgt die Zählung oder Wiegung der Ware mit automatischer Vorbelegung von anhand der Gebindekonfiguration errechnetem Tara. Bei nassen Gebinden oder Gebindeteilen lässt sich eine Tarakorrektur erfassen.
  • Wird bei der Qualitätsprüfung im Wareneingang ein Mangel festgestellt, so kann dieser erfasst werden. Die Qualitätsmängel schlagen in der Rechnungsdisposition auf und erwarten dort eine eventuelle Nachbearbeitung durch den Einkauf.

Rechnungsdisposition

In der Rechnungsdisposition wird bereits kurze Zeit nach der Erstellung der Bestellung ein Datensatz pro Bestellzeile gespeichert. Dies ermöglicht bereits eine frühzeitige Veränderung der kaufmännischen Daten noch vor dem Wareneingang sowie vor der Rechnungserstellung. Des Weiteren ist auf diese Weise sichergestellt, dass bei der Rechnungsprüfung auch solche Zeilen erkannt werden, die ggf. keine Anlieferung aufweisen bzw. bereits im Wareneingang mit einem Qualitätsabzug versehen waren, der Lieferant jedoch in der Eingangsrechnung keinen Abzug ausgewiesen hat.
In der Rechnungsdisposition kann der Anwender über eine sehr detaillierte und effiziente Funktionalität die Zeilen auswählen und filtern, die auf der Eingangsrechnung des Lieferanten aufgeführt sind. Eine Abweichung zu den Informationen in metasfresh wird schnell erkannt und es können direkte Maßnahmen ergriffen werden. Ist die Auswahl der Zeilen sowie Preise und Mengen korrekt, so kann auf Knopfdruck die Eingangsrechnung erzeugt werden.

Eingangsrechnung

Von der Rechnungsdisposition gelangt man mit nur einen Mausklick direkt zur automatisch erstellten Rechnung. Bei Bedarf lässt sich zur Rechnung auch mithilfe eines Lesegerätes automatisch ein Einzahlungsschein des Lieferanten einlesen. In der Schweiz ist dies vornehmlich bei ESR-Einzahlungsscheinen der Fall. Die Informationen des Einzahlungsscheins sowie die entsprechende Referenznummer werden dann zur Eingangsrechnung gespeichert.

Nach Fertigstellung der Eingangsrechnungen wird automatisch ein offener Posten zur Eingangsrechnung aufgebaut.

Zahlung anweisen

Das Fenster „Zahlung anweisen“ ermöglicht es, zu einem Zahllauf einen oder mehrere fällige Eingangsrechnungen oder Produzentenabrechnungen zur Zahlung anzuweisen. Hierzu werden auf Knopfdruck die entsprechenden Belege ermittelt und zur Zahlung gespeichert. Nach Fertigstellung können die Zahlungsanweisungen per SEPA-Format – es ist ebenfalls bereits die Schweizer Implementierung zu SEPA umgesetzt und im Einsatz – exportiert werden. Die SEPA-Datei kann dann direkt an die eigene Bank übermittelt oder per Banking-Software zur Zahlung freigegeben werden.

Bankauszug, Zahlung und Zahlungszuordnung

Belastungsanzeigen der Bank werden über das Fenster „Bankauszug“ erfasst. Handelt es sich bei der Belastungsanzeige um eine Position aus einem vorangegangenen Zahlungslauf, so lässt sich die Position zum Bankauszug automatisch dem jeweiligen Zahllauf zuordnen. Nach Fertigstellung des Zahllaufs werden dann automatisch alle Eingangsrechnungen zu Zahlungen zugeordnet und die entsprechenden offenen Posten aufgelöst.