Die sechs Geheimnisse eines erfolgreichen ERP-Systems

Durch das kontinuierliche Wachstum im Bereich Online-Handel als Motor moderner Geschäftspraktiken sind Unternehmen auf miteinander verbundene Systeme, Netzwerke und Software für die Abwicklung ihrer Geschäftstätigkeiten angewiesen. Außerdem bedarf es in einem Umfeld, in dem Unternehmen ihre Arbeitskräfte nicht mehr nur auf einen bestimmten Standort begrenzt einsetzen, gesteigerter Effizienz und einer Verschlankung von Geschäftsabläufen.

Mit zunehmend flexibleren und formloseren Projektzeitplänen, Arbeitsrichtlinien und Geschäftszeiten benötigen Unternehmen eine integrierte Palette an Tools, um eine effiziente Zusammenarbeit, Kommunikation und Zurverfügungstellung von Produkten oder Dienstleistungen sicherzustellen. Automatisierung und integrierte Software-Plattformen finden bereits im Vertrieb, Marketing und CRM (Customer Relationship Management) Anwendung. Ein weiterer Bereich, in dem integrierte und oft komplexe Systeme zum Einsatz kommen, ist ERP.

Enterprise Resource Planning oder kurz ERP bezeichnet einen Prozess, durch den Unternehmen die relevanten Geschäftselemente integrieren und leiten. Das können solch unterschiedliche Bereiche wie Planung, Einkauf, Forschung und Entwicklung (F&E), Personal (HR), Abwicklung, Finanzen, Lager, Verkauf und Marketing sein. Sicherzustellen, dass diese Bereiche harmonisch ineinandergreifen, kann eine schwierige Aufgabe darstellen.

All diese Aspekte eines Unternehmens zu organisieren und zu integrieren ist die Aufgabe eines ERP Management-Informationssystems – einer speziell zu diesem Zweck entworfenen Software-Plattform. Damit solch ein ERP-System effizient funktionieren kann, muss es skalierbar und individualisierbar sein. Der Einsatz selbst kann schon eine Herausforderung darstellen – nicht zuletzt aufgrund der organisatorischen Neuausrichtung und der erforderlichen Änderung der Geisteshaltung auf Unternehmensebene.

Die Umsetzung der folgenden sechs Empfehlungen kann helfen, eine erfolgreiche ERP-Einführung sicherzustellen:

Natürlich verfügt dein Unternehmen über Ressourcen. Aber was soll damit geschehen? Und was bezweckst du mit ihnen?

Antworten auf solche Fragen müssen zu Beginn eines jeden ERP-Projekts geklärt werden. Deine operative und betriebliche Zielsetzung muss bestimmt werden, zusammen mit einer genauen Vorstellung davon, wie jedes dieser Ziele mithilfe der zur Verfügung stehenden Ressourcen und Talente erreicht werden kann. Ein ERP-System unterstützt die Verwirklichung deiner Ziele auf hocheffiziente Art und Weise. Daher ist das Vorhandensein klar definierter Ziele Grundvoraussetzung für die Gestaltung oder Auswahl einer Software.

Um sicherzustellen, dass das System von allen Nutzern innerhalb deines Unternehmens akzeptiert wird, sollten Interessensvertreter aller Ebenen aufgefordert werden, ihre Anregungen zur Festlegung von Zielen zu äußern. Das gilt ebenso für den Verkäufer der ERP-Software oder dein Entwickler-Team, wenn du eine maßgeschneiderte ERP-Lösung in Auftrag gibst.

Eine intelligente und umsichtige Planung ist in sämtlichen Phasen einer erfolgreichen Einführung von enormer Wichtigkeit. Dies beginnt bei der Bestimmung der operativen und betrieblichen Bedürfnisse sowie der Anforderungen an Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, die deine ERP-Software erfüllen sollte.

Um all diese Anforderungen zu definieren, bedarf es einer sorgfältigen Einschätzung. Auch hier sollten Meinungen aus allen Geschäftsebenen eingeholt werden.

Es sollte ein Projektmanagement-Team mit klaren Hierarchien, eindeutigen Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben, Beurteilungs- und Berichterstattungsmechanismen sowie bewährten Kommunikationswegen aufgestellt werden.

Dieses Management-Team wird vielleicht im Vorfeld nicht alle Möglichkeiten berücksichtigen und sämtliche Eventualitäten vorausahnen können, jedoch wird eine umsichtige Planung dabei helfen, eine optimale Gestaltung zu entwerfen und mögliche Probleme, die den Einsatz des Systems beeinträchtigen könnten, vorab zu ermitteln.

Natürlich ist das Leben nicht perfekt (oder einfach) und auch die beste Planung schützt nicht vor unerwarteten Ereignissen. Ein Teil des Planungsprozesses ist jedoch, genau diese in Form von Risiken, Grenzen und Chancen einzukalkulieren. Dazu ist eine detaillierte Übersicht deiner derzeitigen Tätigkeiten, deiner Erwartungen an die neue ERP-Einrichtung und die möglicherweise zu erwartenden Komplikationen nötig. Dies dient als Basis für die Risikobewertung.

Die Bewertung sollte eine Tabelle oder Matrix möglicher Resultate und wesentlicher Faktoren für das Projekt beinhalten, welche als negativ oder positiv dargestellt werden. Für die negativen (Risiken und Grenzen) müssen Strategien entwickelt werden, um diese einzuschränken, zu überwinden oder deren Auswirkungen zu minimieren. Chancen oder positive Resultate und Einflüsse sollten, wann immer möglich, maximiert werden.

Da zahlreiche ERP-Einrichtungen an der Benutzerfreundlichkeit und Konfiguration scheitern, sind umfangreiche Tests der Software-Plattform im Entwicklungsstadium (für eine maßgeschneiderte oder individuelle Lösung) vor Einsatz und Einführung des Systems unumgänglich. Weiterhin existierende Fehler müssen nach Fertigstellung des Systems ebenfalls direkt ausgemerzt werden.

Durch das Testen der Software kannst du:

Des Weiteren ist es unverzichtbar, etwas Zeit und Geld in die Einweisung von Mitarbeitern und Abteilungsleitern (einschließlich IT, Sicherheit und Management) in die Einzelheiten der neuen Software zu investieren.

Um den Erfolg u.a. deines ERP-Einsatzes und der entsprechenden Auswirkungen auf das gesamte Geschäft zu ermitteln, muss der Fortschritt der Umsetzung, von Entwicklung oder Kauf bis hin zur Einrichtung, den Tests, Mitarbeiterschulungen und dem Einsatz im Tagesgeschäft überwacht und dokumentiert werden.

Wähle dafür messbare Größen, die für deine jeweilige Branche, den Umfang deiner Geschäftstätigkeit und deine Nutzerbasis relevant und spezifisch sind.

In allen Phasen des Projekts (Planung, Entwicklung/Kauf, Test, Einrichtung, Umsetzung, betriebliche Nutzung usw.) sind zuverlässige Kommunikationskanäle unverzichtbar. Diese sorgen dafür, dass Bedürfnisse, Probleme und operative Belange innerhalb des Management-Teams besprochen werden können und Nutzer Feedback zu ihren Erfahrungen mit dem System geben oder möglicherweise benötigten technischen Support und Hilfe erhalten können.

Den jeweiligen Umständen und Neigungen deiner Mitarbeiter entsprechend sollten passende Kommunikationsmittel wie E-Mail, Instant Messaging, Telefon, Videokonferenzen usw. gewählt werden.